YLEISTÄ JUHLAJÄRJESTELYISTÄ

Yleistä

Juhlan onnistumisen ratkaisee monesti se, kuinka järjestäjät ovat huomioineet pikkuseikat. Jos takille ei löydy naulakkoa tai autolle parkkipaikkaa, juhlatunnelma kärsii auttamatta. Kaikkea ei tietenkään voi ennakoida, mutta suunnittelu auttaa karsimaan ainakin takuuvarmasti eteen tulevia ongelmatilanteita. Seuraavassa muutamia pieniä, mutta juhlan jouhevan etenemisen kannalta tärkeitä asioita.

Kukkamaljakoita ja paperikori

• Riittävätkö kukkamaljakot?
• Onko pakettipapereille roskakori?
• Tarvitaanko joku vastaamaan kukkien esille laittamisesta?

Kuljetukset ja paikoitustilat

• Tarvitaanko bussia vai riittääkö kyytien koordinointi esim. hääkirkosta juhlapaikkaan siirryttäessä?
• Onko juhlapaikalla riittävästi parkkitilaa ja tarvitaanko sinne joku ohjaamaan liikennettä?

Lahjapöytä

• Miten lahjapöytä sijoitetaan ja koristellaan?
• Kuka hoitaa lahjojen avaamisen?

Lippu

• Ota selvää liputtamissäännöistä!

Majoitus

• Onko kauempaa tulleita, jotka tarvitsevat majoitusta?

Naulakot ja wc:t

• Onko naulakoita ja wc-tiloja riittävästi?
• Tarvitaanko narikkaan henkilökuntaa?

Opastukset

• Tarvitaanko karttoja ja tienviittoja juhlaväen opastamiseksi?
• Entä nauhat autoletkan koossapitämiseksi?

Tupakointitilat

• Onko sopiva tupakointitila osoitettu riittävän selkeästi?
• Löytyykö paikalta tuhkakuppeja?

Valokuvaus

• Halutaanko ammattivalokuvaaja ikuistamaan tilanne vai annetaanko tehtävä jollekulle juhlavieraalle?
• Olisiko video mukava muisto?

Vieraskirja

• Mihin vieraskirja sijoitetaan?
• Onko kirjan vieressä varmasti kynä?

Catering

Juhlatilaisuuksien järjestämisessä ovat usein korvaamattomana apuna catering palvelut. Osa yrityksistä on erikoistunut tietynlaisiin juhliin, toiset järjestävät kaikkea maan ja taivaan väliltä. Samoin on mahdollista antaa kaikki järjestelyt alan yritykselle tai huolehtia itse tietyistä asioista, kuten vaikkapa juhlapaikasta ja ohjelmasta.

Ennen kuin kääntyy juhlapalvelun puoleen, kannattaa selvittää itselleen muutamia asioita. Millaiset juhlat haluamme? Mikä on osanottajamäärä? Millaisella budjetilla juhlat halutaan järjestää? jne. Mitä tarkemmin toiveensa osaa yritykselle määritellä, sen parempaa palvelua todennäköisesti saa.

Istuma- ja pöytäjärjestys

Virallista seuraelämää hallitsee tarkka istumajärjestys. Vieraat sijoitetaan pöytiin tietyllä “kaavalla”, joka perustuu virka-asemaan, virkaikään, arvonimeen tai kunniamerkkeihin. Kunniavieras voi olla kuka tahansa, ja hänelle varataan aina kunniapaikka isännän (naispuolinen kunniavieras) tai emännän (miespuolinen kunniavieras) vierestä.

Useimpiin juhliin osallistuu kuitenkin joukoittain niitä, joille virallinen protokolla ei määrittele istumapaikkaa. Tällöin sovelletaan yleisiä arvojärjestyskriteerejä eli pöytäjärjestyksen periaatteita.

Arvojärjestyksen määrää vieraan virka-asema, virkaikä, arvonimi ja fyysinen ikä.

Kunniavieras istuu aina kunniapaikalla, joka on suuressa ruokasalissa kohtisuoraan ovea vastapäätä. Muunlaisissa tiloissa pyritään varmistamaan, että kunniavieraalla on hyvä näköala. Kunniapaikka on emännän tai isännän vieressä (ks. yllä).

Ulkomaalaiset vieraat saavat usein kunniavieraiden kohtelun. Heidät pyritään sijoittamaan suomalaisen viereen siten, että vierustovereilla on yhteinen kieli.

Puolison istumapaikka määräytyy yleensä sen puolison mukaan, jolle kutsu on osoitettu.

Aviopuolisoita, kuten myös lähisukulaisia ei yleensä sijoiteta pöydässä vierekkäin.

Jos juhlissa on yhtä paljon miehiä ja naisia, noudatetaan mies-nainen -periaatetta. Eli naiset sijoitetaan miesten viereen ja miehet naisten viereen.

Pitkässä pöydässä isäntä ja emäntä istuvat toisiaan vastapäätä joko pöydän päissä tai keskellä.

Kampapöydässä isäntä ja emäntä istuvat pitkän pöydän takana kunniavieraiden kanssa tai vastakkain kampapöydän keskiosassa.

Pöytäjärjestystä on lupa muokata käytännöllisyysnäkökohtien mukaan, jollei juhlatilaisuus ole kovin muodollinen. Tervettä järkeä on lupa käyttää - ujo ja puhelias viihtyvät yleensä vierekkäin!

Pöytäkartta ja pöytäkortti

Kun istumajärjestys on suunniteltu, se kannattaa luonnollisesti panna paperille muistiin. Jos vieraita on paljon, on ehkä paikallaan laatia pöytäkartta, ja panna se vieraitten näkyville eteiseen tai lähelle ruokailutilaa. Kartassa voi käyttää titteliä ja sukunimeä. Epävirallisimmissa tilaisuuksissa riittää pelkkä etunimi. Hyvin isoissa tilaisuuksissa voidaan jopa jakaa vieraille kortti, josta käy ilmi nimi ja pöydän numero.

Pöytäkortti, joka sijoitetaan kunkin vieraan kohdalle, on epävirallisimmissa tilaisuuksissa vapaaehtoinen, mutta juhlistaa mukavasti tilannetta. Korttien suunnittelussa voi huoletta käyttää mielikuvitusta. Sen sijaan virallisissa tilaisuuksissa kortti on välttämätön, ja sen tulee olla suorakaiteen muotoinen, sileä ja valkoinen. Siitä on käytävä ilmi titteli, koko nimi ja mahdollinen arvonimi.

Koristeet

Juhlatilojen koristeet luovat juhlatunnelmaa. Koska koristelu kuitenkin riippuu juhlatilasta, juhlan luonteesta ja juhlaväestä, ohjeita voi antaa vain hyvin yleisellä tasolla.

Kannattaa panna mielikuvitus liikkeelle sopivaa koristelua suunniteltaessa, jos kyse on vapaamuotoisesta juhlasta. Virallisemmissakin tilaisuuksissa talonpoikaisjärki auttaa. Esimerkiksi pöytäkukkien on oltava sellaisia, etteivät ne estä vieraita näkemästä toisiaan. Samoin kannattaa unohtaa voimakastuoksuiset lajikkeet. Eikä kynttilöitä pidä sijoittaa vetoiseen paikkaan!

Ruokapöytään tai vaikkapa ikkunalaudalle voi panna myös pienoislippuja osoittamaan huomiota ulkomaalaisille vieraille. Jos lippuja pannaan esille, on käytettävä kaikkien läsnäolevien kansallisuuksien lippuja. Lisätietoja on saatavissa lippukuvastoista.

Kutsuminen

Keitä mukaan?

Mitä pienemmät kutsut on suunnitelmissa, sen tarkemmin on harkittava ketä aikoo kutsua mukaan. Seurueen kokoonpano kun on tärkeä tunnelmanluoja. Entisaikaan suosittiin tasapareja, mutta nykyisin muut asiat ovat ajaneet tämän kriteerin edelle. Jos etukäteen on jo tiedossa, että jotkut eivät tule toimeen keskenään, on parempi välttää heidän kutsumistaan samanaikaisesti ainakaan vähäväkiseen joukkoon.

Kutsun esittäminen

Kun vierasjoukosta on päästy yksimielisyyteen, on esitettävä kutsut. Nopein ja helpoin tapa on hoitaa asia puhelimitse, mutta kutsukortti tekee tilaisuudesta juhlavamman. Joskus voi olla paikallaan ensin soittaa, ja lähettää sitten jälkeenpäin kutsu “muistutukseksi”.

Kutsukortit on lähetettävä yleensä vähintään kaksi viikkoa, mutta enintään neljä viikkoa ennen tilaisuutta. Kutsukortista on käytävä ilmi:

• kuka tai ketkä ovat kutsujina
• millaisesta tilaisuudesta on kyse
• milloin ja missä tilaisuus järjestetään
• pukeutumisohjeet
• haluttaessa toivomus vastaamisesta (Vp. tai R.S.V.P.)

Lisäksi korttiin voi liittää ajo-ohjeet. Virallisluontoiseen tilaisuuteen kutsuttaessa kutsukortit ovat kaavamaisia, mutta muissa tilaisuuksissa voi tehdä vaikka miten erikoiset kutsut. Tärkeää on, että kutsuttavien nimet ja osoitteet tulevat virheettömästi kortteihin.

Vieraskielisten kutsukorttien teksteihin liittyy omat sääntönsä, jotka on parasta varmistaa ennen kutsujen suunnittelemista.

Kutsun peruuttaminen

Joskus kutsu voidaan joutua peruuttamaan jonkin esteen vuoksi. Jos näin käy, on peruutus luonnollisesti lähetettävä mahdollisimman nopeasti, ja samalla kannattaa ilmoittaa mahdollinen uusi ajankohta. Kirjeessä on korrektia mainita peruutuksen syy.

Ruoka- ja juomatarjoilu

Ruokalista

Ruokalista eli menu voi olla paitsi lista ravintoloissa tarjolla olevista ruokalajeista, myös yksittäistä ateriaa varten laadittu kokonaisuus. Tässä keskitytään jälkimmäiseen.

Päivällisten suunnittelu on vaativa tehtävä, ja monet turvautuvatkin nykyään ammatti-ihmisten apuun ruokatarjoilua järjestettäessä. Olemme kuitenkin koonneet joitakin vihjeitä siitä, mitä asioita on pohdittava, hoitaapa tarjoilun sitten itse tai alan yrityksen kanssa.

Aterian suunnittelu kannattaa aloittaa pääruoasta ja edetä sitten keiton valintaan, alkuruokiin ja jälkiruokiin.

Vältä

• useita raskaita ruokalajeja
• raaka-aineiltaan ja väreiltään samankaltaisia ruokalajeja
• tavallisten ruokien yhdistämistä hienoihin ruokalajeihin

Pyri

• varsinkin suurilukuisessa joukossa mahdollisimman neutraaliin ruokalistaan
• vaihtelevaan kokonaisuuteen, jossa kylmät ja lämpimät ruokalajit tulevat vuorotellen
• ateriaan, jossa on selkeä kohokohta
• varaamaan riittävästi aikaa ateriointiin

Huomioi

• uskonnoista johtuvat rajoitukset
• kasvissyöjät ja erikoisruokavaliot
• juomissa alkoholittomat vaihtoehdot

Ateriatyypit

Päivän eri vaiheissa nautittavilla aterioilla on omat nimensä. Tässä käsitellään vain suomalaista käytäntöä; ajankohdissa ja sisällössä on runsaasti kansallisia eroavaisuuksia.

Aamiainen aloittaa päivän, ja esimerkiksi hotelleissa sitä tarjoillaan yleensä kello 7-10.

Brunch, suomalaisittain brunssi tulee sanoista breakfast ja lunch. Brunssilla siis korvataan aamiainen ja lounas, ja sen tarjoilu aloitetaan kello 10 - 11 tienoilla. Se on luonteeltaan vapaamuotoinen, joten myös tarjoilu voi olla mutkaton. Brunssille sopivat esimerkiksi erilaiset munaruoat, keitot, leikkeleet ja leivät, vuodenaikoja mukaillen.

Lounas on puolenpäivän (noin kello 12 - 15) ateria, jonka menu on useimmiten kevyehkö. Juhlavallakin lounaalla riittää kolme ruokalajia. Usein näkee lounasta myös tarjoiltavan noutopöydästä (buffet).

Päivällistä syödään yleensä kello 18 tienoilla. Käytäntöjä on tosin kovin monenlaisia, ja varsinaiset päivälliskutsut saattavat alkaa vaikkapa vasta kello 20. Virallisluontoisilla päivällisillä käytetään erityistä “käsikirjoitusta”, jonka mukaan edetään. Ruokalajeja voi olla kolmesta kuuteen.

Illallisella tarkoitetaan yleensä keveää iltapalaa, joka nautitaan vaikkapa konsertin jälkeen. Tällöin riittää yksi ruokalaji.

Vieraiden vastaanottaminen

Pienimuotoisilla päivälliskutsuilla isäntä vastaanottaa vieraat eteisessä ja auttaa heidän takkinsa naulakkoon. Seuraavaksi vieraat tervehtivät emäntää, kunniavierasta ja lopuksi muita vieraita. Suurissa juhlatilaisuuksissa isäntä ja emäntä odottavat vieraita varsinaisissa juhlatiloissa. Tärkeintä on, että vieraat tuntevat itsensä tervetulleiksi!

Kun on aika aloittaa ruokailu, yleensä emäntä ilmoittaa tästä. Kunniavieraat johdatellaan aina paikoilleen, kun taas muut siirtyvät tavallisesti vapaamuotoisesti pöytiinsä.

© Fonecta 2008 | Legal Notice